Закрытие месяца по каждому клиенту: чек-лист из пяти шагов

Что внутри этой статьи

Календарь закрытия для Кыргызстана — какие числа реально держат месяц. Пять шагов проверки: полнота документов, деньги, доходы и расходы, зарплата, налоги. Что делать, когда документы не пришли, и как превратить этот список в регламент, который клиент принимает без обид.

Закрытие начинается не двадцатого числа

Главная ошибка — считать, что работа начинается тогда, когда пора сдавать. К двадцатому у тебя уже должны быть сверенные деньги и понятные остатки, иначе ты не закрываешь месяц, а тушишь пожар.

В Кыргызстане месяц держится на двух числах. До 20-го — подоходный налог (отчёт и уплата не позднее 20 числа месяца, следующего за отчётным), налог с продаж и единый налог на упрощёнке. До 25-го — НДС: отчёт и уплата не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Налог на прибыль живёт своим ритмом — поквартально, с предварительной уплатой не позднее 20 числа второго месяца, следующего за отчётным периодом, начиная со второго квартала. А патент выпадает из логики совсем: он оплачивается авансом, до начала деятельности, на 15, 30, 90, 180 или 365 дней.

Отсюда практический вывод: календарь у каждого клиента свой, и зависит он от режима. Поэтому точное знание режима каждого клиента — это не формальность, а то, из чего вырастает весь график работы.

Шаг 1. Полнота документов — одним списком

Первое, что нужно проверить: клиент передал всё за месяц. Банковские выписки, кассовые операции, продажи, возвраты, акты, накладные, счета-фактуры, документы по маркетплейсам, по сотрудникам.

Если чего-то не хватает — ты формируешь один список недостающего и отправляешь его целиком. Не собираешь по кусочкам всю неделю сообщениями «а где акт», «а ещё выписка». Разница принципиальная: десять сообщений — это ты бегаешь за клиентом, один список с датой — это твой рабочий процесс, к которому клиент подстраивается.

У этого есть и второй смысл. Когда через полгода выяснится, что операция не учтена, у тебя будет запрос с датой и ответ клиента «всё передал». Это ровно та граница, о которой мы говорили в разборе, кто отвечает за ошибку на аутсорсе.

Шаг 2. Сверка денег

Все поступления и списания по банку и кассе должны быть отражены в учёте. Отдельно проверяются переводы между своими счетами, снятие наличных, личные расходы собственника, возвраты покупателям, комиссии банка и площадок.

Главное правило: неопознанные суммы нельзя оставлять «до следующего месяца». По каждой операции либо выясняешь содержание, либо письменно фиксируешь, что клиент пояснений не дал. Иначе через квартал у тебя накопится десяток непонятных движений, и разбирать их придётся уже под давлением срока.

В Кыргызстане в этом шаге есть своя тонкость: поступления на личную карту собственника. Формально это его дело, фактически — источник половины вопросов при проверке. Здесь позиция должна быть проговорена в первый же месяц, а не когда придёт требование.

Шаг 3. Доходы и расходы

Сопоставляешь продажи с оплатами, проверяешь возвраты и отмены, разбираешь, не попали ли одни и те же операции в учёт дважды, и совпадает ли период продажи с периодом в документах.

Дальше — расходы: есть ли подтверждающие документы, относятся ли они к деятельности, вычитаются ли по режиму клиента. Именно здесь чаще всего вылезают типичные ошибки новичков: аванс учли как выручку, комиссию площадки не учли как расход, возврат провели «в минус выручкой».

Если у клиента маркетплейс — это отдельный подпроцесс. Нельзя взять один итоговый отчёт площадки и считать, что в нём уже всё: нужны детализация продаж, возвратов, комиссий и удержаний, и сверка с банком отдельно по каждой площадке. Подробно разбирали это в статье про учёт селлера маркетплейса.

Шаг 4. Зарплата и сотрудники

Проверяешь начисления, удержания, выплаты и сроки. И задаёшь клиенту один и тот же вопрос каждый месяц: появились ли новые люди — включая тех, кто «просто помогал пару дней» и получил перевод на карту.

Это тот пункт, где клиент чаще всего забывает сказать, а последствия достаются обоим. Поэтому вопрос про сотрудников должен стоять в ежемесячном списке, а не задаваться по вдохновению.

Подоходный налог в Кыргызстане отчитывается и платится не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем выплаты дохода, — то есть зарплатный блок надо закрывать раньше, чем НДС.

Шаг 5. Налоги по режиму клиента

Только теперь, когда деньги сверены и документы на месте, считаются налоги. И считаются они по режиму — а значит, к этому моменту ты должна точно знать: клиент на общем режиме, на упрощёнке или на патенте, плательщик ли он НДС, не подошёл ли он к порогу регистрации в 30 млн сомов за последние 12 месяцев.

Отдельно проверь документы: нужен ли клиенту ЭСФ или он попадает в освобождение, обязателен ли ККМ на его режиме, не появился ли товар, требующий ЭТТН. Эти требования завязаны на режим и вид товара, и меняются они чаще, чем ставки.

Что делать, если документы не пришли

Не переносить срок молча и не «дорисовывать» недостающее. Работает другая схема: письменно фиксируешь, чего нет, называешь последствие и оставляешь решение клиенту.

Формулировка простая: «На сегодня не получены такие-то документы. Без них отчёт будет сдан по имеющимся данным, возможна корректировка и доначисление. Подтверди, сдаём так или ждём». Дальше — что ответит, то и делаем.

Это занимает три минуты и снимает главную тревогу профессии: ты больше не отвечаешь в одиночку за то, чего тебе не дали.

Как превратить чек-лист в регламент

Разница между чек-листом и регламентом в том, что регламент знает клиент. Достаточно один раз проговорить и записать: до какого числа он передаёт документы, каким каналом, кто именно передаёт, что происходит, если документы опоздали.

Многие боятся, что это выглядит бюрократией и оттолкнёт клиента. На практике наоборот: собственник видит систему и успокаивается — особенно если до тебя у него бухгалтерия велась «как получится». Регламенты нужны не тогда, когда клиентов много, а с первого клиента: они превращают подработку, где ты всё время подстраиваешься, в услугу с понятными правилами.

Соберём регламент под твоего клиента — бесплатно

Если закрытие месяца превращается в аврал и непонятно, где именно рвётся, — приходи на разбор. Возьмём одного конкретного клиента, пройдём по всем пяти шагам и найдём места, где процесс ломается.

А если сложность именно в маркетплейсе — отчёты, возвраты, комиссии, — есть отдельный разбор по первому селлеру: соберём месячный регламент и посчитаем, сколько такое ведение должно стоить.

Сроки приведены по данным ГНС Кыргызской Республики на дату публикации и зависят от режима налогообложения и категории плательщика. Перед применением сверяйся с действующей редакцией и своим кабинетом налогоплательщика.